Etkinliğinizi Unutulmaz Kılacak Konuşmacı Seçimi Nasıl Yapılır?

Doğru konuşmacıyı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken pek çok nokta bulunur. Konuşmacının izleyiciyi bilgilendirmesi, eğlendirmesi ve onlara ilham vermesi temel amaçlardan bazılarıdır. Bunlara ek olarak etkinlik konuşmacısının katılımcılarla kimyasının uyumlu olması gibi faktörleri de göz önünde bulundurmanız gerekir. Ayrıca, katılımcılarla daha iyi bir ilişki kurulabilmesi ve onların etkinliğe dahil olduğunu hissedebilmesi için konuşmacı grubunuzu çeşitlendirmeyi de düşünebilirsiniz. Peki, bir sonraki etkinliğiniz için iyi bir konuşmacıyı nasıl bulacaksınız? Gelin, birlikte bakalım.

Doğru Konuşmacıyı Seçmek için Hangi Ön Hazırlıklar Yapılmalı?

Potansiyel konuşmacıların bir listesini yaptıktan sonra daha kolay karar verebilmek için listeyi daraltmayı düşünebilirsiniz. Bu adımı uygularken profesyonel bir ajanstan yardım almanız nokta atışı seçimler yapmanıza yardımcı olur. Hangi konuşmacıların etkinliğin amacına daha uygun olduğunu belirlemek seçimin ilk adımıdır. Ayrıca etkinlik mekanı seçerken dikkat edilmesi gereken konular da vardır.

Hedef kitlenizle iyi bir iletişim kurabilecek hem de uzmanlığı sayesinde bilgilendirici ve yönlendirici bir konuşma yapabilecek kişiyi seçerken konuşmacı hizmetleri sağlayan ajansın yönlendirmelerinin yanı sıra aşağıdaki adımları uygulayarak konuşmacı adayları hakkında bilgi edinebilirsiniz:

• Konuşmacının katılımcılar üzerindeki etkilerini ilk elden deneyimleyebilir ve izleyicilerin onları dinlemekten gerçekten keyif alıp almayacağını görebilirsiniz. Bu etkinlikleri çevrim içi olarak da bulabilirsiniz.

• Web sitelerinii ziyaret etmek, size konuşmacının uzmanlığı ve kişiliği hakkında iyi bir fikir verebilir. Etkinlik konuşmacısı, genellikle önceki çalışmalarıyla ilgili kesitleri sosyal medya hesaplarında sunar. 
• Konuşmacı ajansınızdan konuşmacılar ile ön görüşme ayarlamasını talep edebilirsiniz. Adaylarla doğrudan konuşmak size aklınızdaki tüm soruları sorma şansı verir. 
• Konuşmacılar için konuşmacı ajansından referans isteyebilirsiniz. Bilmek istediklerinizin bir listesini hazırlamanız da faydalı olabilir. 

Etkinlik için Konuşmacı Nasıl Seçilir?

Etkinlik formatınız için mükemmel bir konuşmacı seçmeden önce araştırma yapmanız gerekir. Bunun için yaklaşık 3 ila 6 ay önceden hazırlanmaya başlamanız önerilir. Bu, hedef kitlenizi daha iyi tanımayı, mekânı seçmeyi, temayı oluşturmayı, bir bütçe belirlemeyi, etkinliğinizin ana hatlarını çizmeyi ve konuşmacılarınızı seçmeyi içerir.

Konuşmacı ararken sektörünüzdeki uzmanları seçmek cazip gelebilir ancak bu, her zaman işe yaramayabilir. İşinde uzman olan herkes etkinlik için iyi bir konuşmacının sahip olması gereken özellikleri barındırmayabilir. Bunu dikkate alarak, konuşmacı arama sürecine başlamadan önce aşağıdaki detayları göz önünde bulundurmanız faydalı olabilir. 

Hedefleri Belirleyin

Her şey, etkinliğinizin amacını belirlemekle başlar. Katılımcıların yalnızca bilgilenmesini mi istiyorsunuz yoksa eğlenceli bir etkinlik olmasını mı? Çoğu etkinliğin konuşmacı gibi ana bir unsura sahip olduğu düşünüldüğünde, konuşmacıların yerinde veya sanal olarak nasıl sunum yapacaklarına ve hangi konuşmacıların hangi ortama en uygun olacağına karar vermeniz önemlidir. Etkinlik hedefleriniz ne kadar net olursa, doğru insanları bulmanız o kadar kolay olur.

Her konuşmacı, katılımcılara bir dizi mesaj verebilir, bu da hiçbir açılış konuşmasının veya motive edici konuşmanın aynı olmayacağı anlamına gelir. Bu nedenle konuşmacının etkinliğin hedeflerini sunabilmesini sağlamak çok önemlidir. Etkinliğin temel hedeflerini belirleyerek başlayabilir ve ardından bu kararı birlikte çalıştığınız konuşmacı ajansı ile paylaşarak sizin için doğru konuşmacıları bulabilirsiniz. Kurum içinden ya da dışarıdan bir konuşmacı olması fark etmeksizin, organizatörlerin etkinlikleri için en iyi konuşmacıyı seçtiklerinden emin olmaları gerekir.

Katılımcıların Beklentisine Önem Verin

Katılımcılar, planladığınız etkinliğin bir parçası olsa da büyük bir kitleyi memnun etmek zor olabilir. Bu nedenle, herhangi bir açılış konuşmacısının söz almasına izin vermeden önce, katılımcıların ihtiyaçlarının dikkate alındığından emin olmanız gerekir.

Etkinlik organizatörü, bütçe sahibi ve katılımcılar, bir konuşmacı seçerken düşünceleri dikkate alınan grupları oluşturur. Katılımcıların gereksinimleri ve beklentileri, tanımlanması en zor olanlardır. Ancak bunu başarırsanız, konuşmacı seçimi daha kolay hâle gelebilir.

Kitlenizin profili ve beklentileri gibi temel bilgileri anlamanız önemlidir. Örneğin; COVID-19'un sağlık sektörünü nasıl etkilediğine dair bir seminer düzenlemek istediğinizi varsayalım. Bu noktada katılımcılar, sektörle ilgili uzmanlığı bulunmayan bir konuşmacıyı dinlemek istemeyebilir. Bunun yerine, endüstrinin risklerini ve ihtiyaçlarını anlayan tıp alanındaki uzmanlar ve profesyoneller tarafından bilgilendirilmek isteyebilirler. Konuşmacı, seyircinin etkinlikten beklediği belirli gereksinimleri karşılayabilmelidir.

Anketler de hedef kitlenizle iletişim kurmanızı ve ihtiyacınız olan bilgileri almanızı kolaylaştırabilir. Bu formlar size yalnızca öğrenme ve sorularınızı yanıtlama şansı vermekle kalmaz, yaklaşan etkinliğiniz için potansiyel bir konuşmacı belirlemenize yardımcı olur. Katılımcılar, etkinlik konuşmacısı olarak görmek isteyecekleri kişilerin adını ankette doğrudan belirtebilir. Bu bilgiler organizatörlerin katılımcıların önerileri ve istekleriyle ilgilendiğini göstermek için pazarlama stratejisinde kullanılabilir.

Konuşmacının Katılımcılarla İlişkisine Bakın

Etkinliğiniz ne hakkında? Kitleniz kim? Bazı katılımcılar, kalabalığa karışan konuşmacılara daha iyi tepki verirken bazıları aynı tepkiyi vermeyebilir. Bazı konuşmacılar ise dinleyicilerle konuşmak için etkinlikten sonra kalmayı tercih etmeyebilir. Konuşmacının katılımcılarla nasıl etkileşimde bulunmasını istediğini öğrenerek katılımcıların beklentilerini karşılayacak bir konuşmacı seçimi yapabilirsiniz.

En iyi konuşmacılar; dinleyicilerin bağ kurabileceği, gerçek hayatta hem başarı hem de başarısızlık örneklerine sahip konuşmacılardır. Konuşmacınızın performansına bağlı olarak kurumunuza daha fazla ilgi ve üyelik kazandırabilirsiniz. 

2021 yılında yapılan bir araştırmaya göre, katılımcıların %64'ü, konuşmacıların kalitesinin ve içeriğin uygunluğunun, onları etkinliklere katılmaya teşvik ettiğini belirtir. Bu nedenle, bu soruları aklınızda bulundurmanız faydalı olabilir.

Konuşmacıdan Maksimum Verimi Alın

Etkinlik programını oluştururken konuşmacının ve hatta sunucunun nasıl ek değer sağlayabileceğini düşünebilirsiniz. Örneğin, konuşmacının etkinlikten sonra bir süre kalıp kalamayacağına bakabilirsiniz. Belki üyeler veya şirket personeli ile bir toplantı yapılabilir ya da öğle yemeği molası verilebilir. Bu resmi olmayan ortam, konuşmadaki önemli konuların takip edilmesi için elverişlidir. Ayrıca katılımcıların konuşmacıların uzmanlıklarından yararlanması için mükemmel bir fırsat sağlar.

Pazarlama bilincini canlandırmak için de konuşmacıdan yararlanabilirsiniz. Örneğin; konuşmacınızın yeni bir kitabı çıktıysa, bir imza günü organize edebilirsiniz. Bu tür ekstra faaliyetler, katılımcılarda kalıcı bir anı bırakarak etkinliği özel kılar. Bu tür konularda konuşmacı ajansı ile çalışarak şirketiniz için en uygun planlamayı yapabilirsiniz.

Etkinliğin Tüm Detaylarını Önceden Belirleyin

Konferans ya da seminer gibi bir etkinlik planlamaya başlar başlamaz konuşmacı aramaya da başlamanız gerekir. Tarih belirlendikten sonra, konuşmacı aramak ve bulmak için bazı fikirlerin yanı sıra bazı kaynaklara sahip olmanız önemlidir. Birçok profesyonel konuşmacı, konuşma etkinliklerini bir yıl önceden organize eder ve profesyonel bir ajansla çalışır. 

Etkinliğin ne kadar süreceğini, konuşmacının ne kadar süre konuşmasını istediğinizi ve oturumun genel program içinde nereye denk geldiğini düşünmeniz de önemlidir. Programda esnekliğe sahip olduğunuz sürece, profesyonel bir konuşmacı, en uygun şekilde sunumun uzunluğunu ve süresini belirlemek için sizinle birlikte çalışabilir.

Etkinlik tarihlerini, seyahat lojistiğini, etkinlik ve sunum formatını, katılımcıların o gün ne yapacaklarını ve konuşmacının programa nasıl uyduğunu tartışmak için birden fazla toplantı yapmanız gerekebilir. Konuşmacının sunumundan önce ve sonra oturumlar varsa, katılımcıların beklentilerinin konuşmacının sunum tarzıyla uyumlu olup olmadığından emin olmanız da önemlidir. Arka arkaya iki teknik oturum izleyiciyi sıkabilir. Oturumlar arasında katılımcıları motive etmek ve ilgilerini dinamik tutmayı sağlamak için yüksek enerjili ve ilgi çekici bir sunum veya eğlenceli bir motivasyon konuşmacısı gerekebilir. Bu nedenle, sunumların sırası da doğru şekilde planlanmalıdır. 

Kitleniz için yeni bir soluk getirebilen profesyonel konuşmacılar, aynı zamanda etkinlik hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir. Önemli olan, sonuç alabileceğiniz ve hedef kitlenizin beklentilerini karşılayacak bir konuşmacı seçimi yapmaktır. Konuşmacınızın katılımcılarla bağlantı kurabilmesi, onlarla etkileşime geçebilmesi ve bilgilerini paylaşarak etkinliğe değer katabilmesi önemlidir. Speaker Agency sayesinde, sizin için en doğru konuşmacıyı bulabilir ve katılımcıların unutulmaz bir deneyim yaşamasını sağlayabilirsiniz.