Etkinlik Mekanı Seçerken Dikkat Etmeniz Gereken 9 Şey

Şirketiniz için kurumsal bir etkinlik düzenlemeye karar verdiğinizde almak zorunda olduğunuz birçok kritik kararla karşı karşıya kalırsınız.

Düzenleyeceğiniz şirket etkinliği ile ilgili A'dan Z'ye tüm konularla ilgili karar vermek son derece zor olabilir. Sonuçta bu sizin işinizin bir parçası ve yöneticileriniz sizden iyi bir performans beklemesi muhtemeldir. Bu nedenle biraz endişeli olabilirsiniz ve öyle hissetmeniz son derece normal. Ancak böyle hissetmek zorunda değilsiniz.

Etkinliğe hazırlanırken mekan ile ilgili vereceğiniz tüm kararlar etkinliğinizin nasıl geçeceğine, katılımcıların hangi duygularla etkinlikten ayrılacağına ve sonunda yaptığınız işten ne kadar hoşnut kalacağınıza doğrudan etki eder. Aynı zamanda hazırlık sürecinin ilk adımı olan doğru mekanı seçmenin etkinliğiniz üzerinde en büyük pozitif etkiyi yaratacak adım olduğunu söyleyebiliriz.

Etkinlik tarihinden sahne programına, menü ve ikram seçeneklerinden katılımcı deneyimine kadar her şey, seçtiğiniz etkinlik mekanıyla doğrudan veya dolaylı olarak ilişkilidir. Biz de bu en önemli konuyu sizler için ele almak ve yönlendirici birkaç bilgi paylaşmak istedik.

Kurumsal bir etkinliğin sorumluluğunu üstlendiğinizde şu soruları sormanız oldukça doğal: Etkinlik mekanı nasıl olmalı? İstanbuldaki etkinlik alanları nelerdir? Şirket etkinlikleri nasıl düzenlenir? Umarız ki yazımızın devamı okuduğunuzda kendinizi bu sorulara cevap verebilirken bulabilirsiniz.

İşte size kurumsal organizasyonlar ve motivasyon toplantıları düzenlerken nelerin dikkate alınacağına ve hangi hazırlıkların yapılacağına dair bazı tavsiyeler:  

Etkinlik Mekanı Seçmenin Püf Noktaları

Öncelikle mekanı aramaya ne kadar erken başlarsanız süreç sizin için o kadar kolay ilerleyecektir. bütçe, yaklaşık katılımcı sayısı ve alan gereksinimlerini belirlediğiniz anda mekan araştırması yapmaya başlamalısınız.

Özellikle İstanbul gibi her gün yüzlerce farklı kurumsal etkinliğe ev sahipliği yapan bir şehirdeyseniz, ihtiyacınızı karşılayacak mekanlar daha önceden rezerve edilmiş olabilir. Bu nedenle etkinlik fikri ortaya atıldığı andan itibaren ilk yapacağınız iş şirket etkinliği için uygun mekanı bulmak olmalıdır.

İşin zamanlama kısmından bahsettiğimize göre ana konumuza yavaş yavaş gelelim. Kurumsal etkinlikler için mekan ararken nelere dikkat edilmeli? Hangi unsurlar göz önünde bulundurulmalı? İşte cevaplar:

1- Mekanın Konumu

Yapacağınız etkinlik için mekanın konumu son derece önemlidir. Bunun da birden fazla sebebi mevcut. İlk olarak katılımcılar kurumunuzun çalışanları olacağı için ofisinize yakın konumlardaki mekanları tercih etmelisiniz. İş yerine makul mesafede bir uzaklık tercih etmeniz firma çalışanlarını mutlu edecektir.

2- Otopark

Kendine ait otoparkı olan ve yeterli araç kapasitesine sahip mekanlar günümüzde son derece tercih edilebilir olacaktır. Eğer ofisinizden uzakta bir mekan tercihi yaptıysanız otoparkın varlığı katılımcılar için işleri kolaylaştıracaktır.

Size uygun olan mekanın otoparkı yoksa da fazla endişelenmeyin. Otelin yakınlarda katılımcıların erişebileceği bir otopark olup olmadığına kontrol edin. Eğer varsa, otoparktan etkinlik mekanına ulaşım konusunda etkinlik katılımcılarını bilgilendirin.

3- Mekanın Kapasitesi

Birçok nedenden dolayı ayarlayacağınız mekanın kapasitesini göz önünde bulundurmalısınız.

İlk olarak katılımcı sayınız mekanın kapasitesini aşmamalı. Hatta katılımcı sayınızdan daha büyük bir mekan ayarlamanız daha ferah ve havadar bir ortam oluşturmanıza yardımcı olabilir. Özellikle Covid-19 salgınından sonra insanların dar ve sıkışık yerlerde kendilerini rahat hissetmediklerini unutmayın.

Eğer yemekli bir etkinlik düzenliyorsanız mekanın aynı anda kaç kişiye servis yapabileceğini de göz önünde bulundurmalısınız. Uzun süre beklenen yemekler katılımcıların kötü bir deneyim yaşamasına neden olabilir.

4- İç mekan

Seçeceğiniz mekanın içindeki dekora özellikle dikkat edin. Çünkü her etkinliğin kendi içinde farklı dinamikleri ve farklı iç mekan dekoru ihtiyaçları vardır. Örneğin; firmanıza konuşma yapmak için profesyonel bir konuşmacı davet ediyorsanız, mekanda konuşmacının rahat konuşma yapacağı bir sahne veya konferans salonu olmasına dikkat edin.

Ayrıca mekanda konuşmacı için ayrılmış özel alanlar olmasına özen gösterin. Çünkü konuşmacı kendine ait bir yerde kıyafetini değiştirmek veya konuşmasına başlamadan önce son kez konuşmasının üstünden geçmek isteyebilir. Konuşmacıya sağlanan rahatlık etkinliğinizin de iyi geçmesini sağlar.

 5- Akustik ve Ses Sistemi

Mekanın akustiği ve sahip olunan ses sistemi de konuşma yapacak kişi ve dinleyiciler için son derece önemlidir. Mekanın ses sistemi, en arkadaki katılımcının duyabileceği kadar güçlü olmalıdır. Bu nedenle mekanla görüşmeye gittiğinizde ses sistemi hakkında sorular sormayı ve teknik detayları öğrenmeyi asla unutmayın.

Alçak tavanlar genellikle mekanları daha geniş gösterse de gürültü seviyesini çok yükseltmektedir. Çok geniş mekanlar ise sesin yankılanmasına sebep olmaktadır. Bu detayları da göz önünde bulundurarak mekanın akustiğini incelemenizi ve çok gürültülü, başkalarını duymakta zorlandığı, işitme duyusunu zorlayan ve sesini duyurmak için bağrılmak zorunda kalınacak bir mekan tercihinde bulunmamanızı tavsiye ederiz.

 6- Düzen ve Oturma Planı

Düzen ve oturma planı, etkinliğinizin birkaç farklı yönünü büyük ölçüde etkileyecektir. Çünkü etkinlik alanında düzeni kolayca sağlamak ve etkileşimli bir oturma planı kurgulamak oldukça önemlidir. Etkinliğe dahil edeceğiniz aktiviteler ya da ekibin ve katılımcıların ihtiyaç duyacakları olanaklar mekan için uygun olmalıdır.

Bu nedenle mekan seçimi yaparken her mekanın resimli bir kat planını alın ve hepsini birbirleriyle kıyaslayın. Çıkışların, vestiyerin, tuvaletlerin ve dinlenme odalarının nerede olduğuna dikkat edin.

7- Hizmetler ve Olanaklar

Mekanın bir mutfağı var mı ve etkinliğinize yemek hizmeti verebilir mi? Genellikle bir mekan tesis ücretinden feragat eder ve var olan her katılımcı için yalnızca yemek ücretiyle birlikte bir ön ödeme alır. Mutfak olanakları olmayan mekanlar, kullanmanız gereken bir yemek sağlayıcı ile ortak olabilir, bu nedenle yemeklerini önceden kontrol etmek isteyebilirsiniz.

En iyi katılımcı deneyimi için harika yemekler sunan veya dışarıdan yiyecek satıcılarını getirmenize izin veren bir mekanla gittiğinizden emin olun. Kullanabileceğiniz masa, sandalye ve masa süslemeleri var mı? Bir mekanda bu öğeler varsa, temanıza ve ortamınıza uygun olduğunu varsayarak, sahip olduklarını kullanarak büyük miktarda para ve emek tasarrufu yapabilirsiniz. 

Kurulum ve temizleme ekibi var mı? Kurulum ve temizlik ekibi sağlayan bir mekan bulduysanız, sevinin! Bu her zaman böyle değildir. Bu hizmetler mevcut değilse, etkinlik ekibinizi oluşturmanız veya gönüllüler bulmanız gerekir.

8- Mevsim

Havalar sıcakken açık havada bir etkinlik düzenlemek son derece keyifli ve ferahlatıcı olabilir. Ancak hava muhalefetine karşı da dikkatli olmak gerekir.

Elbette yağmur yağma ihtimali her mevsimde mevcuttur ancak açık havada etkinlik düzenlemek yaz aylarında daha az risklidir. Bu nedenle etkinlik mekanınızı seçerken seçtiğiniz mekanın kapalı bir alan alternatifinin olduğundan ya da üstü kapanır bir sisteme sahip olduğundan emin olun.

Havanın nispeten daha soğuk olduğu, nisan, mayıs ve eylül aylarında bir açık hava etkinliği düzenliyorsanız da mekanda açık hava ısıtıcıları olmasına önem gösterin.

9- Personel

Her işte olduğu gibi kurumsal organizasyonlarda da insan faktörü son derece önemli. Seçtiğiniz mekanın özel günlerde düzenlenen etkinliklerde çalışmış deneyimli, yardımsever, iyi giyimli ve çalışkan personellere sahip olduğundan emin olun.

Yapmış olduğunuz tüm tercihler mükemmel olsa bile dikkatsiz ve özensiz bir personel her şeyi mahvedebilir. Birlikte çalışacağınız ekibe ne kadar süredir orada çalıştığını ve sizin planladığınıza benzer etkinlikleri yönetip yönetmediğini sorun.

Kurumsal Etkinlikleriniz İçin Değerlendirebileceğiniz Mekanlar

Kurumsal etkinliğiniz için nasıl bir mekan seçmeniz gerektiği konusunda sizi aydınlatacak bilgiler sunduğumuzu umut ediyoruz. Dilerseniz şimdi de İstanbul, İzmir ve Antalya’da bulunan konuşmacı davetine uygun bazı mekan önerilerimizi listeleyelim:

İstanbul - Kurumsal Organizasyon Mekanları

• Radisson Blu Conference & Airport Hotel
• Hilton İstanbul Bosphorus
• Ramada Plaza by Wyndham

Ankara Kurumsal Organizasyon Mekanları

• Grand Ankara Hotel & Convention Center
• Eliz Hotel Convention Center Thermal Spa & Wellness
• Bilkent Otel ve Konferans Merkezi

İzmir Kurumsal Organizasyon Mekanları

• Wyndham Grand İzmir
• Hilton Garden Inn İzmir
• Swiss Otel Büyük Efes

Son olarak her ne kadar mükemmel kararlar verirseniz verin, bir şeylerin doğru gitmeme ihtimalini her zaman aklınızda bulundurun. Bu nedenle her bir unsur için yedek planlar oluşturun. Oluşturduğunuz planlar dahilinde yanlış giden unsurları hızlı karar ve aksiyon alarak değiştirebilir ve etkinliğinizin kusursuza yakın geçmesini sağlayabilirsiniz.