Konuşmacı Ajansı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

2020 yılında global hacmi 890 milyar doların üzerinde olan etkinlik yönetimi sektörünün pazar büyüklüğünün 2028’de 2 trilyon doları geçeceği tahmin ediliyor. Tabii tüm sektörlerde olduğu gibi konuşmacı ajansları özelinde de rekabetin artması, hizmet kalitesinde dalgalanmalara yol açabiliyor. Bu nedenle ajans seçiminde içeriğimizin devamında alt başlıklar halinde sıralanan soruların cevaplarına odaklanmaya öncelik vermek gerekiyor.

Ajansın Konuşmacı Havuzu Size Ne Kadar Hitap Ediyor?

Etkinlikler, belirli temalar üzerinden gerçekleştirilir. Çoğu zaman etkinliğin teması, müşteri edinme amacıyla doğrudan markanın ürün veya hizmetleri ile alakalı olur. Bazen ise organizasyon, marka bilinirliğini artırmaya yönelik olarak başarılı girişim örnekleri, sürdürülebilirlik gibi spesifik alanlarda düzenlenir. Dolayısıyla etkinliğe ilgiyi yüksek tutmak için bir ajans ile ortak çalışmaya gidileceği zaman etkinlik konuşmacısı havuzuna odaklanmakta fayda vardır.

Ajansın etkinlik konuşmacısı havuzunun geniş olması, hem kısa hem de uzun vadeli fayda sağlayan bir durumdur. Zira belirli aralıklarla gerçekleştirilecek ve katılımın geniş olması hedeflenen organizasyonlar için farklı kaynaklara yönelme zorunluluğunu ortadan kaldırır. Konuşmacı havuzu geniş bir ajans aracılığıyla farklı etkinliklere yönelik projeler geliştirmek çok daha kolaydır. Ajans-marka sinerjisi zamanla tam da istenilen seviyeye çıkacağı için her iki taraf birbirini fazla çaba içerisine girmeden ve zaman kaybetmeden anlayabilir.

Bir ajansın sahip olduğu konuşmacı havuzunu detaylıca incelemek için en pratik yöntem, kurumsal web sitesini incelemektir. Profesyonel konuşmacı ajansları, düzenli olarak markalara sağladıkları kaynakları internet siteleri aracılığıyla sergiler. Her konuşmacının hangi konuda uzman olduğunu, katıldığı etkinliğe ne kadar derinlik katabileceğini profiline bakarak öğrenebilirsiniz. Bu sayede yerelde veya globalde kimlerle çalışabileceğiniz konusunda fikir sahibi olabilirsiniz. 

Ajansın Profesyonel Konuşmacı Network’ü Ne Kadar Geniş?

Konuşmacı ajansının çalışmaya değer olup olmadığını anlamak için bazen sahip olduğu havuza odaklanmak hatalı intiba uyandırabilir. Zira ajans, spesifik işler için farklı bir kaynak kullanımını tercih ediyor olabilir. Yani networking yaparak kendisi ile çalışan markalara portföyünde açıkça belirtmediği exclusive isimler önerebilir. Böylece pazarlama stratejileri doğrultusunda gerçekleştirilen etkinliklere yeni bir soluk getirmek mümkün hale gelir.

Daha önce herhangi bir etkinlikte yer almamış veya sınırlı katılım sağlamış exclusive konuşmacı ile organizasyonun içeriğini zenginleştirmek, markalara çok önemli bir kazanım sağlar. Bizzabo tarafından açıklanan 2021 verilerine göre izleyicilerin %58’inin de yatkın olduğu networking sayesinde etkinliğe dahil edilecek bir konuşmacı vasıtasıyla rakip organizasyonların önüne geçmek mümkün hale gelebilir.  Dahası izleyiciler bir sonraki etkinliğe katılmaya daha istekli hale gelebilir.

Portföyde Yer Alan İsimler Hedef Kitlenizin Beklentilerini Karşılıyor mu?

Düzenleyeceğiniz etkinliğe yönelik olarak bir konuşmacı ajansı seçerken portföylerindeki isimlerin hedef kitlenizin beklentilerini ne oranda karşılayıp karşılayamayacağını irdeleyebilirsiniz. Çünkü izleyiciler/dinleyiciler için tema kadar önemli diğer konu, konuşmacıların mesleki statüsü ve kendilerine aktaracakları bilgilerdir. İzleyici kitlesi açısından ayrıca konuşmacının cinsiyeti, yaşı ve üslubu da önemlidir. Bu kriterin önemini daha iyi kavrayabilmeniz için aşağıda sıralanan etkinlik istatistikleri sizin için yol gösterici olabilir:

• Katılımcıların %90’ı, kendilerine kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlanmasının onlar için önemli olduğunu belirtmektedir.
• Global çaptaki araştırmalara göre 2015 yılından bu yana etkinliğe katılan konuşmacıların iş unvanlarındaki çeşitlilik %113 artmıştır.
• 2020 yılında ZoomInfo tarafından açıklanan bir istatistiğe göre Fortune 500 şirketlerinin %40’ı, etkinlik konuşmacılarını seçerken cinsiyet ve etnik köken gibi kriterler açısından çeşitliliğe daha fazla önem vermektedir.

Doğru profile sahip konuşmacı ile markanın bir araya gelmesini sağlayan bir ajans, etkinliğin değerinin kayda değer oranda artmasını mümkün kılar. Konuşmacının kendisini dinleyenlerle cinsiyeti, deneyimleri, sektörel konumu aracılığıyla bağ kurması, bu avantajın ortaya çıkmasındaki en önemli faktördür. Uygun tonda bir iş planı fikrinin, inovatif düşüncenin ya da ürün/hizmet özelliğinin kendilerine aktarılması, izleyici koltuğunda oturan kişileri herhangi bir şekilde rahatsız etmez. Aksine anlatılanları kolayca benimseyip organizasyondan keyif almaya odaklanabilirler.

Ajansın Sunduğu Konuşmacı Hizmetleri İhtiyaçlarınızla Uyuşuyor mu?

Bir ajansın görevi, yalnızca projenin konuşmacı organizasyonu ayağını üstlenmekten ibaret değildir. Bu tarz ticari organizasyonlar, iş ortaklarına konuşmacı hizmetleri başlığı altında toplanan bir dizi çözüm de sunar. Dolayısıyla siz de konuşmacı ajansı seçerken bünyelerinde hangi hizmetleri sağlayabildiklerini inceleyebilirsiniz.  Böylece düzenleyeceğiniz etkinliklerin içeriğinin çok daha tatmin edici ve kalitenin ortalamanın epey üzerinde olmasını sağlayabilirsiniz.

Konuşmacı hizmetleri, genelde standart sunum türlerini kapsar. Ancak sektör deneyimi yüksek ajanslar, iş ortakları konumundaki markalara “Business Influencer” olarak adlandırdıkları konuşmacılar vasıtasıyla Workshop düzenleme imkanı da sunar. Mentorluk kapsamında değerlendirilebilecek bu tarz etkinlikler, katılımcıların e-ticaret ve finansal yönetim gibi konularda farklı bakış açıları kazanmalarına olanak tanır. Haliyle edindikleri deneyimin seviyesi, standart tipteki etkinliklere göre daha doyurucu hale gelir.

Sektörünüze Dair Geçmiş Projeleri Var mı?

Ajansın deneyim seviyesini anlamak için geçmiş projelerine odaklandığınızda, faaliyet gösterdiğiniz sektör ile ilgili çalışmalarını incelemeye öncelik verebilirsiniz. Böyle bir araştırma yapmak, size seçim aşamasında doğru konuşmacı ajansı tercihinde bulunma fırsatı verir. Aynı zamanda değerli zamanınızı ve enerjinizi gereksiz yere harcamamış olursunuz.

Üstelik zaman ve enerji tasarrufu avantajı, yalnızca seçim aşaması ile sınırlı kalmaz. Sektörel deneyime sahip bir ajansla çalıştığınız takdirde etkinliğinizin etkisini olağanüstü boyutlara taşıyacak “En iyi açılış konuşmacısı kimdir?” sorusuna mümkün olan en kısa sürede yanıt bulabilirsiniz. Zira iş ortağınız, sektörel deneyim sahibi ekibi ile ihtiyaç duyabileceğiniz çözüm önerilerini siz daha talep etmeden tarafınıza sunabilir.

Sektörel deneyimi yüksek konuşmacı ajansları, benzersiz yaklaşımlara sahiptir. Bu tür ajanslar, sıradan fikirlerle kendilerine danışan markaların kapısını çalmaz. Konunun özüne nasıl inmeleri gerektiğinin bilinci ile eşsiz fikirler üretir ve en doğru konuşmacı adaylarını belirler. Tüm bunlara ek olarak trendleri doğru biçimde analiz ederek marka hedefleri doğrultusunda katılımcı deneyimini nasıl yükseltebileceklerine dair uygun stratejiler geliştirebilirler.

Konuşmacı Ajansının Ücret Skalası Bütçenize Uygun mu?

İster sanal isterse geleneksel türde ya da hibrit olsun, bir etkinliğin amacı bellidir. Yani çeşitli konuşmacılar vasıtasıyla mümkün olabilecek en yüksek seviyede ilgiyi doğrudan veya dolaylı yoldan markaya çekmektir. Tabii bu hedefe ulaşmak için kurumsal pazarlama bütçesinden belirli miktarda pay ayrılması gerekir. Hal böyle olunca da genelde akla tek soru gelir: Düzenlenecek etkinlik doğrultusunda kaliteli bir konuşmacı ajansı ile çalışmanın maliyeti nedir?

Ajansın ücret skalasının sizin belirlediğiniz bütçe ile ne kadar örtüştüğünü anlamaya çalışırken referans noktası olarak mevcut piyasa koşullarını göz önünde bulundurmanız şarttır. Eğer bir ajans, etkinlik yönetimi kapsamında piyasa ortalamasının altında fiyat veriyorsa, hizmet içeriği kısıtlı olabilir. Bu durumdan yola çıkarak ayrıca teklif veren tarafın kalitesini de irdelemekte fayda vardır. Zira düşük teklif verilerek hizmet kalitesi ve deneyim ile ilgili açıklar kapatılmak isteniyor olabilir.

Konuşmacı Ajansı Kurumsallaşma Sürecini Tamamlamış mı?

İş ortağı olarak seçilecek organizasyonun kurumsal olup olmaması da hatalı konuşmacı ajansı seçiminden kaçınmak için dikkat edilmesi gereken noktalar arasındadır. İş dünyası profesyonelleri ile markaları bir araya getiren ajansların kurumsal yapıda olmaları, özellikle proje akışının sözleşmeye uygun yürütülmesi açısından önemlidir. Bu duruma ilaveten kurumsallaşma sürecini tamamlayan konuşmacı ajansları ile çalışılırken bir konunun muhatabına ulaşmak çok daha kolaydır.

Kurumsal konuşmacı ajansı ayrıca saygınlık açısından etkinliğe pozitif değer katar. Bünyesinde barındırdığı birbirinden değerli isimlerle marka organizasyonunun daha fazla ilgi çekmesinde adeta kilit rol oynar. Dahası bu tarz ajanslar, global açıdan da markalara ihtiyaç duydukları konuşmacı portföyünü kolaylıkla sağlayabilir. Böylece marka değerini artırmaya yönelik konuşma programlarından uzun dönemli dijital projelere kadar birçok fikir sıkıntı yaşanmadan hayata geçirilebilir. 

Hitap Ettiği Coğrafi Bölgeler Sizin İhtiyaçlarınızla Örtüşüyor mu?

Konuşmacı ajansları arasından seçim yaparken son olarak etkinlik bazında coğrafi bölge desteğini ne oranda sağlayabileceklerini karşılaştırabilirsiniz. Bunun en önemli nedeni Türkiye’nin bulunduğu coğrafi konumdur. Ülkemiz hem Avrupa hem de Asya arasında önemli bir köprü görevi gördüğünden, çoğu konuşmacı odaklı etkinlik, yerel kitle ile sınırlı kalmamaktadır. Özellikle pandemi döneminde değişen anlayışla birlikte organizasyonların büyük bir kısmı, günümüzde birden fazla ülkeyi kapsayacak şekilde sanal etkinlik olarak düzenlenmektedir.

Dolayısıyla iş ortağı haline gelecek ajansın hem Türkiye’de hem de yurt dışında proje geliştirme yetkinliğine sahip olması önemli bir kriter niteliği taşır. Bilhassa Türk markaları için eşsiz bir pazar konumundaki MEA bölgesine hakim ajanslar, en doğru çözümlere ulaşmanızı mümkün kılar. Ajans ile iş birliği içerisinde belirli aralıklarla gerçekleştireceğiniz etkinlikler sayesinde bölgedeki bilinirliğinizi zirveye çıkartabilirsiniz.

Siz de ses getiren etkinlik projelerine imza atmayı hedefliyorsanız, Türkiye ve MEA bölgesinin en çok konuşturan konuşmacı ajansı Speaker Agency’nin uzman ekibi ile iletişime geçebilirsiniz.