Etkinliklerde Kriz Anlarında Moderasyon: Beklenmedik Durumlarla Başa Çıkma

Etkinlikler, uzun süren hazırlık aşamasından ve planlamalardan sonra katılımcıların huzuruna sunulur. Konuşmacıların kim olacağı, hangi konu başlıklarının konuşulacağı, ikram çeşitleri, sponsor firmaların katılımı ve daha birçok detay aylar öncesinden planlanır. En ince detaylar etkinlik gününe kadar düşünülür ve hesaplanır. Amaç kusursuz bir gün geçirerek katılımcıları ve konuşmacıları en üst memnuniyetle uğurlamaktır.

Ancak süreçler her zaman bizim planladığımız gibi ilerlemez. En ufak ayrıntıların düşünülmesi etkinlik krizi çıkmayacağı anlamana gelmez. Aniden gelişen olaylar, ufak kazalar, konuşma esnasındaki fikir ayrılıkları ve daha birçok sebep etkinlik anında kriz çıkmasına sebep olabilir. Bu gayet olağan bir durumdur. Kriz anlarında soğukkanlılığı korumak ve alınabilecek aksiyonları hemen hayata geçirmek en doğru yöntemlerdendir.

Özellikle konuşma esnasında gerçekleşen krizler hem katılımcıları hem konuşmacıyı hem de moderatörü zor durumda bırakabilir. Konuşmacı sahnedeyken çıkan krizlerde etkinlik moderatörü oturumun devamlılığı için önemli bir görevi üstlenmektedir. Örneğin birden fazla katılımcının yer aldığı oturumlarda, fikir ayrılıklarından çıkan kriz olması durumunda moderatör konuşmacılar arası dengeyi sağlamalı ve anında müdahale etmelidir.

Bu yazımızda tam bu konu başlığını ele alacak, etkinlik krizlerinde moderasyonun önemini konuşacağız. Kriz anlarında moderasyon nasıl yapılır? Krizleri yönetmek için bir hazırlık yapılabilir mi? Etkinliklerde hangi tür krizler yaşanır? Soruların yanıtlarını keşfetmeye başlayalım.

Etkinliklerde Yaşanabilecek Kriz Anları Nelerdir?

Etkinliklerin sorunsuz geçmesi için aylarca planlamalar yapılır ve en küçük detaylar düşünülür. Ancak beklenmedik durumlar yaşanması etkinliğin seyrini değiştirebilir ve krizler ortaya çıkabilir. Bazı krizlerin öngörülmesiyle belli başlı önlemler alınabilir. Gelin birlikte etkinliklerde sıklıkla yaşanan krizleri inceleyelim.

1) Teknik Sorunlar

Etkinliğin kusursuz geçmesi için güçlü teknik ekipmana ihtiyaç duyulur. Teknik ekipmanlar doğru ışığın kullanılmasını, sesin kontrollü olmasını, görüntünün düzgün aktarılmasını sağlar. Aynı zamanda güvenlik önlemleri için teknik ekipmanlara ihtiyaç duyulur. Etkinliğin her noktasında bulunan teknik ekipmanlar beklenmedik anlarda arızalanarak ufak çaplı krizlerin yaşanmasına sebep olabilir.

Örneğin konuşmacı sahnedeyken yaşanan mikrofon problemi yüksek gürültünün yayılmasına sebep olarak hem katılımcıları hem de konuşmacıyı rahatsız eder. Ya da slayt üzerinden konu anlatan konuşmacı için görüntü kaybı büyük bir problem olduğu anlamına gelebilir. Bu gibi durumlarda teknik problem çözülene kadar moderatörün devreye girmesi, soru cevaplarla oturumu devam ettirmesi gerekmektedir.

2) Katılımcı Sorunları

Etkinlikler kaç kişilik olursa olsun mutlaka katılımcı kitlesi farklılık gösterebilir. Etkinlik aralarında ya da oturum esnasında katılımcılar arasında bir problem çıkabilir. Bu problemin doğru şekilde yönetilmesi ve büyümeden çözülmesi tüm katılımcıların memnuniyeti ve güvenliği için hemen sağlanmalıdır. Aksi takdirde küçük problemler büyük sorunlara dönüşerek etkinliğin seyrini değiştirebilir.

3) Hava Koşulları

Etkinlikler mekan fark etmeksizin hava koşullarından her zaman etkilenir. Özellikle açık mekanlarda gerçekleşecek etkinliklerde havanın aniden soğuması, yağmur yağması bütün etkinliğin seyrini değiştirebilir. Teknik ekipmanların hasar görmesinden, davetlilerin gelmemesine kadar birçok kriz ortaya çıkabilir. Bu gibi durumlara önceden hazırlık yapmak ve olası hava değişikliğinde neler yapılacağının planlanması gerekmektedir. 

4) Konuşmacı İptalleri

Konuşmacılar etkinlik gününü ve saatini takviminde kapatır ve aynı saat aralığına farklı bir plan yapmazlar. Ancak üst düzey toplantıların çıkması, şirket içi krizlerin yaşanması, konuşmacının rahatsızlanması gibi ani ve beklenmedik durumlar ortaya çıkabilir. Bu gibi durumlarda kriz moderasyonu devreye girer.

Bu durumların yaşanma ihtimali göz önünde bulundurularak önlemler alınmalıdır. Örneğin iptal olan bir oturum yerine etkinlik hazırlık sürecini içeren bir kısa film yayınlanabilir. Ya da farklı konuşmacılara ayrılan süre uzatılarak moderatör eşliğinde katılımcılardan sorular alınabilir. 

Etkinliklerde sıklıkla yaşanan sorunlara kısaca değindik. Her etkinliğin kendine özgü küçük ya da büyük krizleri olabilir. İsminden de anlaşılacağı üzere beklenmedik anlarda yaşanan etkinlik krizleri için soğukkanlılığı korumak ve ihtiyaç duyulan anda doğru moderasyonu sağlamak önemlidir. 

Peki bunun yanı sıra etkinlik krizlerinden önce hangi hazırlıklar yapılabilir? Kısaca göz atalım.

Kriz Anları İçin Hangi Hazırlıklar Yapılabilir?

Etkinliklerde beklenmedik durumların yaşanması muhtemeldir. Bu durumlarda hızlı aksiyon alınması ve problemin büyümeden çözüme kavuşturulması gerekmektedir. Bir diğer yönden belli başlı problemlerin öngörülmesi ve bu bağlamda önlemlerin alınması krizlere hızlıca müdahale etmeyi kolaylaştırır. Alınabilecek bazı önlemlere birlikte bakalım.

• Etkinlik öncesinde yaşanması muhtemel olan krizleri belirleyin.
• Belirlediğiniz krizlere ne gibi önlemler alabileceğinizi konuşun.
• Olası krizleri ve çözüm önerilerini katılımcılarla paylaşın, doğru iletişim kanalını kullanmaya özen gösterin.
• Etkinlik moderatörlerini ve sunucuyu kriz anlarına hazırlayın. Olası krizlerde alınabilecek aksiyonları moderatörlerle paylaşın.
• Moderatör ve sunucular için kriz anlarında etkili olma konulu eğitimler düzenleyin.
• Yedek teknik ekipmanlar bulundurun.
• Oturum iptallerinde kullanmak üzere hazırda kısa film bulundurun.

Krizlerin etkisini en aza indirmek için alınabilecek bazı önlemlerden bahsettik. Alınabilecek önlemler etkinlik içeriğine göre değişiklik gösterebilir. Önemli olan katılımcılara çok yansıtmadan kriz anlarında moderatörlük yaparak etkinliğin akışını sağlamaktır. 

Etkinlik Kriz Anlarında Moderasyonun Önemi

Etkinlik anlarında ani durumlarla karşılaşmanın önüne geçmek mümkün değildir. Her an beklenmedik bir olay yaşanabilir ve etkinliğin seyri değişebilir. Önemli olan bu anlarda doğru moderasyonun sağlanması ve katılımcılara en düşük seviyede krizi hissettirmektir. Bu noktada moderasyonun önemi tekrardan gündeme gelmektedir. 

Etkinlik kriz anlarında doğru moderasyonun sağlanması için bazı adımlar bulunur. Bu adımları dikkate alarak kriz anlarını en hafif şekilde atlatabilir, etkinliğin akışında devam etmesini sağlayabilirsiniz. Doğru moderasyon için dikkat etmeniz gerekenler:

1) Krizin Kontrol Altına Alınması

Kriz anında atılacak ilk adım sakinliğin sağlanmasıdır. Katılımcıların telaşlanması ve korkması krizin büyümesine ve kontrolünün zorlaşmasına sebep olur. Bu nedenle moderatör krizin tüm detaylarını öğrenmeli ve katılımcıları sakinleştirici bir dille bilgilendirmelidir.

2) Katılımcıların Güvenliğinin Sağlanması

Kriz anlarındaki bir diğer önemli husus katılımcıların güvenliğinin sağlanmasıdır. Krizin büyüklüğü fark etmeksizin katılımcıların kendilerini güvende ve rahat hissetmeleri önemli bir konudur. Moderatör yetkili ekipten gerekli bilgileri aldıktan sonra katılımcıları yönlendirmeli ve koordinasyonu sağlamalıdır.

3) Doğru İletişimin Kurulması

Krizin büyümemesi ve korku ortamının oluşmaması için açık ve net iletişimin kurulması önemlidir. Asılsız haberlerin ve yanlış bilgilerin yayılması endişeli bir ortamın oluşmasına sebep olur. Bu nedenle moderatör sık sık katılımcıları bilgilendirmeli ve güvenilir bilgi akışını sağlamalıdır.

4) Marka İtibarının Korunması

Kriz anları ani aksiyon almayı gerektirir. Bu durum amatörce, çok düşünülmeden kararlar alınmasına sebep olabilir. Ancak hızlı alınan kararlar olumsuz sonuçlara sebep olurken etkinliğin ev sahibinin marka kimliğini zedeleyebilir. Bu durumun önüne geçmek için sakin ve soğukkanlı düşünülmeli, doğru kararlar alınmalıdır. Profesyonel ve akılcı çözümler ile marka itibarı zedelenmeden krizler çözümlenebilir.

Bu yazımızda etkinliklerde yaşanabilecek krizlere, alınabilecek önlemlere ve moderasyonun önemine kısaca değindik. Olası problemlerin en aza indirilmesi için uzmanlardan danışmanlık alınarak güçlü moderasyon sağlanabilir.

Speaker Agency’nin güçlü konuşmacı portföyü etkinlik deneyimi olan birçok değerli ismi bünyesinde barındırmaktadır. Birçok krizle karşılaşan uzman isimlerin tecrübelerinden faydalanarak olası krizleri profesyonelce atlatabilirsiniz. Konuşmacıların tamamına ve detaylarına ulaşmak için Speaker Agency konuşmacı portföyünü inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

1) Etkinlik Kriz Anlarında Moderatörlerin En Önemli Görevi Nedir?

Moderatörler etkinliğin planlanan şekilde ilerlemesini sağlar. Beklenmedik durumlar yaşanması halinde moderatörler öncelikle salonun sakinliğini korumalıdır. Doğru bilgileri etkinlik yöneticilerinden almalı ve katılımcılarla paylaşmalıdır. Kriz anlarında yanlış bilgi aktarımı problemin büyümesine sebep olabilir. Bu nedenle en öncelikli konu doğru iletişimin sağlanmasıdır.

2) Kriz Anlarında Moderatörler Nelere Dikkat Etmelidir?

Kriz anları korkunun, endişenin ya da sıkılmışlığın üst seviyelerde hissedildiği anlardır. Bu anlarda duygu durumunu kontrol altına almak moderatörün üstlendiği konulardandır. Kriz esnasında moderatörler korkularını yansıtmamalı ve salonu endişeye düşürecek bilgileri aktarmaktan kaçınmalıdır. Bunun yerine sakinliğini koruyarak herkesin sakinleşmesini sağlamalıdır.

3) Etkili Bir Moderasyonda Ekip Çalışmasının Önemi Nedir?

Moderatörün kriz anında doğru bilgiyi katılımcılarla paylaşması gerektiğinden bahsetmiştik. Bu noktada moderatöre doğru bilginin aktarılması ve bilginin sürekli güncellenmesi bir ekip işidir. Etkinlik ekibi hem krizin detaylarını hem de alınan aksiyonları moderatöre düzenli olarak aktarmalıdır. Eksik bilginin aktarılması moderatörün yanlış bilgi paylaşmasına sebep olabilir.