Değişim Yönetimi: İş Dünyasında Sürekli Değişimle Başa Çıkmak

Değişim Yönetimi Nedir?

Değişim yönetimi, genelde organizasyonel çapta gerçekleştirilen bir süreçtir ve mevcut durumun ileriye dönük planlara uygun hale getirilmesini sağlayan işlemler bütünüdür. Değişim süreçlerinin bir dizi başlangıç koşulu (A noktası) ve işlevsel bitiş noktası (B noktası) bulunur. A ve B noktaları arasındaki tüm adımlar dinamiktir ve aşamalar halinde gerçekleştirilir. Tüm bu detaylara dikkat edilerek oluşturulan yönetim stratejisi, işletmelerin hedefledikleri pozisyona başarıyla geçiş yapmalarını ve süreç dâhilindeki değişimlere zorlanmadan ayak uydurabilmelerini sağlar.

Değişim yönetimi, uyarlanabilir ve dönüşümsel olmak üzere organizasyonun yapısına göre iki farklı şekilde gerçekleştirilebilir. Uyarlanabilir değişim yönetimi, ticari organizasyonların ürünlerini, süreçlerini, iş akışlarını ve stratejilerini geliştirmek için üstlendikleri süreçtir. Bu kapsamdaki tüm değişiklikler küçük adımlar ile kademeli ve yinelemeli olarak hayata geçirilir. Artan talebi karşılamak amacıyla pazarlama stratejileri doğrultusunda yeni bir ekip üyesini işe almak,  uyarlanabilir değişime verilebilecek en iyi örnektir.

Dönüşümsel değişim yönetimi ise ölçek ve kapsam bakımından daha büyük adımları kapsar. Dönüşümsel süreçte atılan adımlar, bazen dramatik sonuçlar doğurabilir ya da ani biçimde geleneklerden ayrılma anlamı taşıyabilir. Bu tür bir değişime verilebilecek ideal örnekler; hedef kitleye yeni bir ürün sunmak, organizasyon yapısını güçlendirmek için yeni bir departman oluşturmak ve uluslararası alanda genişleme olarak sıralanabilir.

Değişim Yönetimi Neden Önemlidir?

Bir marka veya ticari organizasyon için boyutu ne olursa olsun başarılı değişim yapmak, günün beraberinde getirdiği koşullara uyum sağlamayı mümkün kılar. Tabii bu süreç, hiçbir zaman kendiliğinden oluşmaz. Değişim, tıpkı inovasyon odaklı projeler gibi kapsamlı bir hazırlık sürecinin ardından belirli miktarda bütçe ve iş gücü ayrılarak yönetilir. Peki, değişim yönetimi neden bu kadar önemlidir? İşte bu soruya verilebilecek cevaplardan bazıları:

• Değişimin aniden ve herhangi bir hazırlık yapılmadan gerçekleştirilmesi, organizasyonun farklı seviyelerinde direnç oluşmasına neden olabilir. Değişim yönetimi, verimlilikte azalmaya neden olabilen bu tarz olumsuzluklara karşı proaktif mücadele fırsatı tanır.
• Aniden yapılan bir değişiklik, hâlihazırda devam eden projelerin aksamasına ve bazılarının daha fazla maliyetle planlanan zamandan çok sonra tamamlanabilmesine neden olabilir. Değişim mevcut yapıya en uygun biçimde yönetildiğinde ise projelerin zamanında ve bütçe dâhilinde bitirilebilmesi olasılığı güçlenir.
• Değişimi belirli yöntemlere bağlı kalarak yönetmek, net hedefler belirlenmesi zorunluluğunu beraberinde getirir. Bu zorunluluk otomatikman yönetim kademesinin sonuçları net biçimde izleyip analiz etmesine olanak sağlar.
• Değişim yönetimi; organizasyon içerisindeki iş gücünü, devam eden süreçleri ve teknolojileri bir bütün halinde ele alır. Böylece olumlu ve olumsuz yönleri dengelemek kolaylaşır.
• Markanın en değerli varlığı konumundaki personel, değişim yönetimi sayesinde yeteneklerini daha hızlı geliştirme olanağı yakalayabilir. Haliyle üretkenlik kayda değer oranda artar.
• Değişimin yönetilmesi, projelerin yatırım geri dönüşünü artırmak açısından eşsiz bir fırsat olma özelliğine sahiptir.

Değişim yönetimi, organizasyon ve finansal yönetim açısından güncel trendleri yakalama hedefindeki tüm şirketler tarafından uygulanabilir. Örneğin; SaaS şirketleri, yeni bir ürünün tanıtım aşamasında değişimi yönetebilir. Hibrit çalışmaya geçen büyük şirketler, departmanlar arası koordinasyon ve verimlilik için bu sürece başlayabilir. Sağlık kurumları, değişimi yöneterek yeni bir elektronik kayıt sistemine geçişi normalden çok daha kolay biçimde tamamlayabilir. Benzer bir etki, CRM yazılımı kullanımına geçişte de sağlanabilir. Hatta marketler bile değişim yönetimiyle müşterilerini yeni kampanyalarından yararlanmaya daha istekli hale getirebilir. 

Popüler Değişim Yönetim Modelleri

Organizasyon yapısına ve ihtiyaçlara uygun olarak uygulama safhasında tercih edilebilecek 8 farklı değişim yönetim modeli mevcuttur. Bunlar:

ADKAR Modeli

Jeff Hiatt tarafından geliştirilen ADKAR modeli, adını değişim yönetimi sürecinde temel alınabilecek beş hedeften alır. Söz konusu hedefler; farkındalık (awareness), arzu (desire), bilgi (knowledge), yetenek (ability), takviye (reinforcement) olarak sıralanır. ADKAR modeli, içerdiği hedefler bakımından değişim yönetiminde en çok başvurulan modellerden biri olma özelliğine sahiptir.

8 Adımlı Kotter Değişim Yönetimi Teorisi

Harvard Üniversitesi’nde profesör unvanıyla akademik kariyerini sürdüren John Kotter tarafından geliştirilen 8 adımlı Kotter değişim yönetimi teorisi, değişim sürecinin merkezindeki insanlara ve onların psikolojilerine odaklanır. Tıpkı ADKAR modeli gibi Profesör Kotter tarafından geliştirilen teori de organizasyonlar tarafından sıkça uygulanmaktadır.

Lewin’in 3 Aşamalı Değişim Modeli

Kurt Lewin tarafından 1950’li yıllarda geliştirilen model, değişim sürecini üç temel aşamaya ayırır. Bu aşamaların ilki, hazırlık safhası niteliği taşıyan ve işlerin nasıl yürüdüğünün analiz edildiği kısımdır. İkinci aşama, değişime yönelik uygulamaların gerçekleştirilmesidir. Üçüncü ve son aşama ise işlerin eski haline dönmesini engellemeye yönelik önlemleri içeren yeniden dondurmadır.

Mckinsey’in 7-S Modeli

Adını aldığı kurumda görevli danışmanlar tarafından geliştirilen 7-S modeli, değişim programını yedi farklı bileşene ayırır. Süreç boyunca herhangi bir önemli faktörün gözden kaçmamasını mümkün kılan bu bileşenler şunlardır:

• Strateji değişimi
• Şirket yapısı
• İş sistemleri ve süreçleri
• Paylaşılan şirket değerleri ve kültürü
• İşin yapılış stili
• Sürece dâhil olan personel
• Personelin sahip olduğu yetenekler

Dürtme (Nudge) Teorisi

Dürtme teorisinde değişime yönelik uygulamalar belirli bir zihniyet kullanılarak gerçekleştirilmez. Bunun yerine tüm sürecin adım adım ilerlemesi sağlanmaya çalışılır. Yani üst düzey yöneticilerin alt kademelere değişiklik talepleri göndermelerinin yerini çalışanların değişimi kendilerini istemelerini sağlamaya yönelik ikna edici fikirler alır. Dürtme teorisinde bu koşulun sağlanabilmesi için empati yapılması yeterli görülür.

Bridges Geçiş Modeli

William Bridges’in imzasını taşıyan model, insanların değişimi deneyimleme ve kabul etme sürecinde yaşadıkları duygusal geçişe vurgu yapar. Model, bu doğrultuda şirketlerin çalışanlara rehberlik etmesi fikrini esas alır. Pek çok benzerinde olduğu gibi bu konu üç aşama halinde ele alınır. İlk aşama, değişimden kaynağını alan korku ve rahatsızlıkla başa çıkmayı kolaylaştıran bitirmek, kaybetmek ve bırakmaktır. İkinci aşamanın ismi tarafsız bölgedir ve insanların eski ile yeni arasındaki sıkışıp kalma durumlarına odaklanır. Son aşama olan yeni başlangıç ise sürecin iyi yönetilmesi durumunda insanların yeni iş yapma biçimini çabucak kabullenebilecekleri fikrini vurgular.

Kübler-Ross Modeli

Elisabeth Kübler-Ross tarafından geliştirilen model, yas deneyimini tanımlamak için kullanılan kavramları odağına alır. Yani model; reddetme, öfke, pazarlık, depresyon ve kabul aşamalarını içerir. Bu modeli benimseyen organizasyonlar, sürece dâhil olan personelin değişime vereceği tepkileri çok daha kolay biçimde kavrama imkânı bulabilir. Aksi takdirde çalışanlarda motivasyon düşüklüğü, verimlilikte gözle görülür bir azalma gibi sessiz istifa belirtileri görülebilir.

Satir Metodolojisi

Aile terapisti Virginia Satir tarafından yaratılan model, doğrudan çalışan odaklı nadir yaklaşımlardan biridir. Zira ailelerin değişime nasıl tepki verdiklerine yönelik deneyimlerden yola çıkılarak oluşturulmuştur. Bu özelliğine rağmen tıpkı Kübler-Ross modeli gibi organizasyonel değişim yönetimi süreçlerine uygulanabilir. Satir metodolojisi değişimi geç statüko, direnç, kaos, entegrasyon ve yeni statüko olmak üzere beş aşamada değerlendirir.

Değişim Yönetiminin 5 Aşaması

E-ticaret gibi dinamiklerin sürekli değiştiği sektörlerde faaliyet gösteren organizasyonlar için kritik yönetim sürecinin 5 aşamasını şu şekilde sıralayabilmek mümkündür:

Organizasyonun Değişime Hazırlanması

Organizasyonların değişimi başarılı biçimde takip edebilmeleri ve uygulayabilmeleri için ilk aşamada gerekli hazırlıkları yapmaları gerekir. Değişim sürecini en iyi sonuçla tamamlayabilmek amacıyla kültürel hazırlığa öncelik verilmesi gerekir. Daha sonrasında ise lojistik gibi diğer operasyonel açıdan önemli kısımlara geçilebilir. Hazırlık sürecinde yöneticilerin en önemli görevi, çalışanların bu konuya yönelik ihtiyacı fark etmelerine ve anlamalarına yardımcı olmaktır. Personel, bu kapsamda değişimi zorunlu kılan etkenler hakkında yeterince bilgilendirilmelidir. Böylece uygulamaya geçildiğinde çalışan kaynaklı sorunların yaşanması ihtimali kayda değer oranda azalır.

Değişim Planının Yapılması

Organizasyon değişimi benimsemeye hazır olduğunda, sürecin nasıl işleyeceğine dair plan oluşturulmasına geçilebilir. Değişime dair bir plan oluşturulması, uygulama esnasında karşılaşılabilecek sorunlara ve önceden tahmini zor engellere karşı çevik hareket edebilme avantajı kazandırır. Değişim planını oluştururken aşağıda sıralanan 4 detayı göz önünde bulundurmakta fayda vardır.

• Kurumsal bazlı stratejik hedefler
• Uygulama başarısını ölçümlemeye yardımcı olacak temel performans göstergeleri
• Uygulama sorumluluğu, denetim gibi sorumlulukları netleştirmek için proje paydaşlarının ve ekibinin belirlenmesi
• Atılacak adımların ve uygulama harici bırakılacak kısımların daha anlaşılır olması amacıyla projenin kapsamı 

Değişikliklerin Uygulanması

Dikkatli bir biçimde oluşturulan değişim planının yine aynı disiplinle uygulanması gerekir. Dolayısıyla sürecin bu aşamasında uygulamaların hayata geçirilmesinden sorumlu ekibin başındaki yöneticilere epey iş düşer. Değişim yöneticileri, uygulama sürecinde önceden belirlenen hedeflere ulaşabilmesi için çalışanları gerekli adımları atma konusunda sürekli motive etmeye odaklanmalıdır. Yöneticiler ayrıca deneyimlerinden yola çıkarak süreç boyunca karşılaşılabilecek engelleri tahmin edip gerekli önlemleri almaktan sorumludur. Bu bağlamda stratejik liderlik becerileri önemlidir. Motivasyonu artırmak ve süreci hızlandırmak amacıyla kısa vadeli kazanımların kutlanması, uygulama sürecinde sık kullanılan bir yöntemdir. 

Değişikliklerin Şirket Kültürü ve Uygulamaları İle Bütünleştirilmesi

Uygulanan değişiklikler, ilk bakışta hemen sonuç vermiş gibi gözükebilir. Ancak belirli bir süre geçtikten sonra müşteri edinme, finansal yönetim, iş planı oluşturulması gibi kritik süreçlerde eski alışkanlıklara geri dönüş gözlemlenebilir. Bunu engellemek için değişim yöneticilerinin uygulama kapsamında atılan adımların şirket kültürü ile bütünleşmesini sağlamaları gerekir. Bu amaca uygun olarak organizasyonun farklı seviyelerine yönelik kontrol ve denetim mekanizmaları oluşturulabilir. Değişimin çalışanlarca daha hızlı biçimde benimsenmesi için cezbedici ödül sistemleri de geliştirilebilir.

Uygulamaların İncelenmesi ve Sonuçların Analizi

Değişim yönetiminin son aşaması, gerçekleştirilen uygulamaların incelenmesi ve sonuçların analiz edilmesidir. Zira plan dâhilindeki tüm uygulamaların sorunsuzca hayata geçirilmesi, değişimin tam da olması gerektiği gibi gerçekleştiği anlamına gelmez. Benzer şekilde çalışanların değişimi benimsemesi de istenilen etkinin oluşmasını garanti etmez. Değişimin ne oranda başarılı olduğunu anlamanın tek yolu, organizasyonel yapıya uygun performans göstergelerinin kapsamlı biçimde analizidir. Bunun dışında şirketin genel durumu, finansal analiz sonuçları gibi rutin olarak yapılan denetimler de değişim sonuçları hakkında bilgilendirecektir. Elde edilecek analiz sonuçları sayesinde güncel uygulamalara yönelik revizyon çalışmaları çok daha kesin bir tutarlıkla kurgulanabilir. Ayrıca bu analiz sonuçları gelecekteki değişim çabalarının şekillenmesini kolaylaştıracak içgörüler ve dersler de sunabilir.

Değişim Nasıl Etkin Biçimde Yönetilebilir?

Değişim yönetimi sürecini etkili bir biçimde sürdürebilmenin en pratik yolu, bu amaca uygun olarak üretilen yazılımların kullanımıdır. Değişim yönetimi yazılımları aracılığıyla organizasyonun herhangi bir seviyesi için eğitim programları hazırlanabilir. Yazılımların temel işlevleri arasında ayrıca sürece dair verilerin toplanıp işlenmesi ve ilerlemeye dair analiz yer alır. Tabii çoğu yazılım gibi değişimi yönetmeyi kolaylaştıran dijital ürünlerin seçiminde de hayata geçirilecek projede sadık kalınacak yöntemler ve kapsam göz önünde bulundurulmalıdır.

Değişim yönetiminin detaylarını konu hakkındaki uzman konuşmacılardan öğrenmek için hemen Speaker Agency ile iletişime geçin!