Konferansın Başarısında İyi Bir Sunucu Neden Önemlidir?

Sunucu, üstlendiği sorumluluğu yerine getirmek konusunda ne kadar iyiyse etkinliğe sağlayacağı değer katkısı da o kadar fazla olur. Peki, bir sunucu bu katkıyı nasıl sağlar? İsterseniz bu sorunun cevaplarını inceleyelim.

İyi Bir Etkinlik Sunucusu Hazırlığını Kusursuzca Yapar

Çözüm ortağınız konumundaki etkinliğinizde yer alacak iyi bir sunucu, kendinden emin hareketleri ile hitap ettiği kitleyi etkiler. Yapması gerekenleri kesin bir kararlılıkla, inanarak,  sakin ve etkili bir şekilde yerine getirir. Kendisine ayrılan süre dahilinde nasıl konuşması gerektiğini bilir. İyi bir etkinlik sunucusu, cümlelerinde kullanmak için hangi kelimeleri seçeceğini konuşma sırasında düşünmez. Etkinliğin başarısını yükselten tüm bu etkenlerin ortaya çıkmasına ise tek ve önemli bir detay neden olur: Etkinlik öncesindeki hazırlık süreci.

İyi bir etkinlik sunucusunun en önemli özelliği, parçası olacağı etkinlik için etkinliğin türüne göre konuşma öncesinde kapsamlı hazırlık yapmasıdır. Böylece etkinliğin teması dahilinde sunulacak içeriğe hâkim olur. Bir uzman konuşmacı gibi anlatılacak konulara doğru bir şekilde çalışır. Gerekli yerlerde ipuçları sağlaması için küçük notlar hazırlar. Bu duruma ek olarak izleyici kitlesinin demografik özelliklerine odaklanır. Böylece ne söylerse, nasıl tepki alabileceği konusunda kendisi için değerli referans noktaları oluşturabilir ve kitleye uygun bir dil ile dinleyicinin ilgisini çekecek şekilde hitap edebilir. 

Gerekli Hallerde Doğaçlama Yaparak İçeriği Zenginleştirir

Etkinlik esnasında beklenmeyen problemler ortaya çıkabilir.  Mesela konuşmacılardan biri aniden rahatsızlanabilir ya da organizasyonlarda en sık rastlanılan sorun tipi olan teknik aksaklıklar baş gösterebilir. Her ne kadar konuda uzman bir ajans ile çalışıldığında etkinlik yönetimi kapsamında bu tarz durumlarla nasıl başa çıkılabileceğine dair bir acil durum planı bulunsa da planı devreye almak biraz zaman alabilir. Haliyle seyirciyi rahatsız edebilecek ve etkinliğin atmosferini sönükleştirecek boşluklar ortaya çıkabilir.

İyi bir etkinlik sunucusu, işte tam olarak bu anlarda tecrübesiyle devreye girer. Adeta bir can simidi işlevi görerek aksaklığın giderilmesi esnasında düşme eğilimine giren heyecanı yeniden yükseltmeye odaklanır. Etkinlik konuşmacısı sahne alamayacak durumdaysa ya da teknik aksaklık baş gösterdiyse, kitleyi meşgul edecek şekilde içeriğe müdahale eder.

Etkinlikte sunuculuk görevini üstlenen profesyoneller, herhangi bir aksilik nedeniyle öne çıkmaları gerektiğinde farklı yöntemlere başvurur. Bu gibi durumlarda kullanılan interaktif yöntemlerin başında soru-cevap formatı gelir. Sunucu, etkinliğin odağında yer alan ürün/hizmet veya inovasyon, e-ticaret gibi konularda seyirciye sorular yöneltip cevaplarını onlarla beraber irdeleyebilir. Alternatif olarak tema ile alakalı hikayeler anlatmak da sık kullanılan yöntemlerdendir.

Bilgisi ve Deneyimi ile İzleyiciyi Yönlendirir

Televizyon ekranlarında karşımıza çıkan örnekler baz alındığında, sunucu unvanını taşıyan kişilerin rollerinin epey kısıtlı olduğu göze çarpar. Oysa etkinlik sunucusu olarak görev yapan kişiler için durum böyle değildir. Özellikle yatırım, finansal yönetim, iş planı, risk yönetimi gibi spesifik alanlara ve ilgi çekici konulara yönelik etkinliklerin sunucuları, en az konuşmacılar kadar yetkin isimlerdir. Dolayısıyla etkinliğin ana temasını oluşturan konuya yönelik bilgileri ve deneyimleri epey fazladır.

Konuşmacı hizmeti kapsamında çalışma fırsatı bulacağınız üst düzey etkinlik sunucuları, sahip oldukları bilgi ve birikimi seyirciyi yönlendirmek için kullanır. Üstelik organizasyona yönelik önceden yaptığı hazırlık sayesinde bu işi etkili bir biçimde icra eder. Örneğin, ilginin dağıldığını fark ettiğinde sıradan bir sunum yapmak yerine sıradaki konunun neden önemli olduğuna yönelik az bilinen ve dikkat çekici anekdotlar paylaşabilir.

İyi bir etkinlik sunucusu, yalnızca izleyici kitlesini istenen yöne kanalize eden biri değildir. Aynı zamanda bir maestro gibi etkinlik konuşmacısı konumundaki kişileri de yönetir. Konferanslarda konuşmacıların sorun yaşadıkları anlarda devreye girip bilgi akışının kesintiye uğramasını engeller. Doğaçlama gücünü burada da kullanıp sunumun veya konuşmanın dikkat çekici bir detaya doğru kaymasını sağlayabilir. Böylece seyircinin ilgisi dağılmaz ve etkinliğin coşkusunda azalma gözlemlenmez.

Hareketleri ile Kitleyi Etkisi Altına Alır

Kürsünün arkasında sabit bir şekilde konuşmak, sunucu için özellikle politik münazara esnasında, en uygun hareket şekli olabilir. Zira ortamın ağırlığı gereği daha statik yaklaşım gerekir. Buna karşılık teması başarılı girişim örnekleri, mentorluk ya da oyun geliştiriciliği olan bir konferansta mutlaka farklı yaklaşım benimsenmelidir. Daha canlı beden diliyle seyirciyi havaya sokacak tarza yönelmek çok daha olumlu sonuçları beraberinde getirir. Yani tam da iyi bir etkinlik sunucusunun yapacağı gibi…

Sunucunun ortamın atmosferine uygun hareketler sergilemesi, seyircinin ilgisini dağılmasını engeller. Hatta seyirci anlatılanları çok daha yüksek konsantrasyonla dinlemeye başlar. Bu sayede izleyici kitlesinin büyük bölümü verilen mesajları eksiksiz algılayabilir. Böylece markanın etkinlikten istediği sonucu alması kayda değer oranda kolaylaşır. 

Gerekli Durumlarda Aradaki Boşlukları Doldurur

Sunucu hizmetleri kapsamında bir ajans, iş ortakları konumundaki markalara belirli içerik önerilerinde bulunabilir. Hatta bu öneriler, çoğu zaman yüzeysel olmak yerine belirli şablonlar halinde marka yöneticilerine sunulur. Yani sunucunun hangi dakika içerisinde ne yapacağı az çok bellidir. Keza aynı durum etkinlikte konuşmacı olarak yer alacak ve sektörlerinin önde gelen isimleri konumundaki kişiler için de geçerlidir.

Tabii ajansın marka ile iletişim halinde kalarak oluşturduğu etkinlik programının kusursuzca ilerleyebilmesi için tüm şartların ideal düzeyde olması gerekir. Herhangi bir aksilikte program sekteye uğrayabilir ve akışta kırılmalar yaşanabilir. Böyle bir durumda da yedek planı devreye almak gerekebilir.

Deneyimli bir etkinlik sunucusu, bu tarz durumlarda soğukkanlılığını koruyarak hareket eder. Etkinlik, ister motivasyon konuşması formatında rahat bir aktivite ister alanlarında otorite konumunda yer alan isimlerin katıldığı konferans organizasyonu olsun kendinden emin tavırlarla seyircinin ilgisini üzerine çeker. Kitlenin demografik özellikleri hakkında bilgi sahibi olduğu için ilgilerini çekebilecek yöntemleri çabucak belirleyip teker teker uygulamaya başlar.

Tutkusuyla Atmosferin Canlı Kalmasını Sağlar

Sanal, yüz yüze ve hibrit konferanslar genelde birkaç saati kapsar. Süre ne kadar uzun olursa, izleyici kitlesinin heyecanını canlı tutmak için sarf edilmesi gereken çaba da o kadar artar. Örneğin akıllı telefon ve bilgisayar gibi teknoloji ürünlerinin lansmanının yapıldığı etkinliklerde ürün sunumundan sonra organizasyona olan ilginin aktif tutulabilmesi için sunucuya önemli bir görev düşer.

Bu tarz durumlarda deneyimli sunucular, kendilerine ayrılan süre içerisinde öncelikli olarak atmosferin canlı kalmasına ve ilginin korunmasına odaklanır. Bunun için de tutkusunu ve coşkusunu ön plana çıkartır. Hazırlık sürecinde belirlediği şekilde seyirciyi yakalayacak aksiyonlara başlar. Tabii bunu yaparken duygularını ön plana çıkartma işini asla abartı düzeyinde uygulamaz. Zira iyi bir sunucu, topluluk önünde etkili konuşma tekniklerini ve ses tonunu en iyi şekilde kullanarak duygulara hitap etmenin daha iyi bir yaklaşım olduğunun bilincindedir.

Sunumuyla Kendisini ve Etkinliği Hatırlanabilir Kılar

İzleyiciler açısından parçası olunan etkinliklerin birçoğunun etki düzeyi genelde aynıdır. Genelde ortalama ve altı etki yaratan konferanslar, iş toplantıları, atölye çalışmaları ile ilgili çok az şey hatırlanır. Hal böyle olunca da etkinlik markanın beklentilerini karşılayamaz. Verilen mesajlar yerine ulaşsa bile yatırım geri dönüşü olarak nitelendirilebilecek konuma gelmez. Üzerinden uzun yıllar geçse bile unutulmayan etkinlikler de mevcuttur. Peki, onları bu kadar özel kılan nedenler nelerdir, hiç düşündünüz mü?

Bir etkinliğin hatırlanabilirlik seviyesinin yüksek oluşunda etkinlik düzenleyici tarafından oluşturulan atmosferin, izleyici odaklı aktivite çeşitliliğinin ve hatta sunulan promosyonların payı oldukça fazladır. Tüm bu nedenlerin arasında sunucunun yarattığı etki de sayılabilir. Özgün nitelikteki sunumla kendilerine hitap edilmesi seyircinin zihninde iz kalmasını her daim kolaylaştırır. İyi bir sunucunun tüm çabası, işte tam da buna yöneliktir. Katıldığı her etkinlikte maksimum etkiyi nasıl yaratacağı konusunda tüm seçenekleri değerlendirir ve en verimli olacağını düşündüğü seçenekleri büyük bir ustalıkla uygular.

Etkinliklerinizde istediğiniz düzeyde başarı elde etmenize katkı sağlayacak en kapsamlı sunucu hizmetlerinden Türkiye ve MEA bölgesinin en çok konuşturan konuşmacı ajansı olan Speaker Agency farkıyla yararlanın!