İş Yaşamında Geri Bildirim Vermenin Önemi

Peki iş hayatında geri bildirim nedir ve nasıl yapılır? Geri bildirim özellikleri nelerdir? Geri bildirim kimlere verilir? İyi bir geri bildirim nasıl olmalı? Gelin bu soruların cevaplarına hep beraber bakalım…

Etkin Geri Bildirim Nedir?

Geri bildirim, alan ve gönderen arasında gerçekleşen iki yönlü bir bilgi akışıdır. Bir diğer tanımıyla geri bildirimin; kişilere çalışma alışkanlıklarını iyileştirmeleri için spesifik tavsiyeler vererek iş yerinde pozitif değişim yaratmak için kullanılan bir iletişim aracı olduğunu söyleyebiliriz. 

Geri bildirim, bir işi doğru ve düzenli bir şekilde yapabilmek için iş hayatının olmazsa olmazlarındandır. En basit örnekle yemek pişirirken yemeğin tadına bakmamız dahi bir geri bildirim alma yöntemidir. 

Geri bildirimin olmadığı durumlarda sağlıklı bir iletişim oluşmaz. Bu nedenle etkili ve yapıcı bir iletişimin gerçekleşmesi için iki tarafın da bu iletişime dahil olması gerekmektedir. 

Özellikle iyi niyetli tutumların var olduğu bir yerden alınan geri bildirim, gelişim ve değişim yaratmaya odaklanır. Bu şekilde geri bildirimi alan kişi veya kişiler de geri bildirim veren kişiyi karşı taraf olarak kabul etmez ve gelişime daha fazla açık olur. 

Etkili geri bildirimde bulunmak isteyenlerin dikkat etmesi gereken bazı detaylar söz konusudur. Bu detaylar; geri bildirimin açık ve net olması, genelden çok kişiye ve duruma yönelik olması, kişilerin kendilerinden çok davranışlarına yönelik olması, doğru zamanda yapılması, kişileri eleştirmekten kaçınması ve aynı zamanda gelişime yönelik olması olarak sıralanabilir.

İş Yaşamında Doğru Geri Bildirim Vermenin 9 Yolu

Çalışan geri bildirimi son derece derecede güçlü bir araçtır. Bu nedenle iş yerinde olumlu geri bildirim sağlamak için iyi ve profesyonel iletişim becerilerine sahip olduğunuzdan emin olmanız iyi iletişim için çok önemlidir. 

Geri bildirim uygun şekilde sunulursa, kuruluşunuzun içindeki bireyleri büyütme, geliştirme, güven ve iletişim düzeylerini artırmaya yarar. Ayrıca çalışanlar ile yöneticiler arasındaki bağları güçlendirme yeteneğine sahiptir. Ancak ne yazık ki, rahatsızlıktan kaçınmak için geri bildirim genellikle göz ardı edilir veya tamamen ihmal edilir.

Bu kılavuz size, çalışanlar ile iletişim kurarken yapıcı geri bildirim vermenin ardındaki temel kavramları öğretecek, böylece iş arkadaşlarınızla çok daha sakin ve sağlıklı bir iletişim kurabileceksiniz.

İşte size yöneticilerin ve liderlerin çalışanlara sık, etkili ve ihtiyacınız olan sonucu elde etmenize yardımcı olacak geri bildirimler vermelerine yardımcı olacak dokuz ipucu:

1. İstenmeyen Tavsiyeler Vermekten Kaçının

İnsanların sadece üçte biri aldıkları geri bildirimin faydalı olduğuna inanıyor. Bunun nedeni geri bildirimin çalışnlar tarafından çoğu zaman talep edilmemesidir. Bu da gereksiz geri bildirimi alan kişi için muazzam miktarda stres yaratabilir. Bu nedenle gereksiz geri bildirimlerde bulunmaktan kaçının.

2. Rehberlik Sunun

Çalışan geri bildirimi çözüm odaklı, kristal berraklığında ve konuya yönelik olmalıdır. Amacınız düzeltici geri bildirim sunmaksa “Çalışmanızın iyileştirilmesi gerekiyor, bu raporlardan çok etkilenmedim veya bundan daha iyisini yapmalısın” gibi genel ifadelerle geri bildirim yapmak, çalışanınızın işlerinin hangi yönünün düzeltilmesi gerektiği konusunda kafasını karıştırabilir ve karanlıkta bırakabilir.

Çalışanınızın ne yapmasını istediğiniz konusunda net olun ve geri bildirimi nasıl uygulayabilecekleri konusunda rehberlik sunun. Örneğin, “Son iki teslim tarihinize geç kaldığınızı fark ettim. Çok fazla taahhütte bulunmadığınızdan ve her görevinizi zamanında tamamlamadığınızdan emin olmak için zaman yönetiminizde sizinle birlikte çalışmak isterim.” gibi bir geri bildirimde bulunabilirsiniz.

3. Geri Bildirim Vermek İçin Beklemeyin

Bir olayın hemen ardından verilen geri bildirim, çalışanın performansı üzerinde en büyük etkiye sahip olan geri bildirim şeklidir. Çalışanlar haftalık bir ritimle ilgili geri bildirim aldığında bağlılık zirveye ulaşır. Sorunlar ele alınmadan bırakılırsa, domino etkisiyle çoğalabilirler. Bu nedenle, üç aylık performans incelemesi geldiğinde daha önce bahsedilmiş olsaydı önlenebilecek olan bir dizi sorunla karşı karşıya kalacaksınız.

Performans gözden geçirme süreci için geri bildirim kaydetmenin bir başka kusuru, sorunların unutulacağı ve değerli geri bildirim sunma zamanının geçmiş olacağıdır. Günlük veya haftalık geri bildirimler, çoğunlukla son çalışmaları yansıtan ve çalışanın iş akışıyla uyum sağlamak için çok seyrek olarak ortaya çıkan yenilik önyargısından kaçınmanıza yardımcı olur ve ilgili tüm taraflar için bir iş arkadaşınızın çalışmasını izlemeyi ve analiz etmeyi çok daha kolay hale getirebilir.

4. İki Yönlü Bir Sohbet Yaratın

Birine nasıl gelişmesi gerektiği konusunda ders vermek son derece hassas ve zor bir konudur. Hassas konuları tartışırken önemli olan saygı unsurunu unutmayın.

Ayrıca alıcının geri bildiriminize yanıt vermesine ve takip eden sorular sormasına izin verin. Sorun netleştiğinde, ikiniz bir çözüm veya eylem planı üzerinde birlikte çalışabilirsiniz.

5. Kişiliğe Değil Performansa Odaklanın

Bir çalışanın kişilik özelliklerinden ziyade davranışlarına odaklanın. Örneğin bir müşterinin önünde bir çalışanınız sözünüzü kesmişse “Kibriniz sorun yaratıyor.” şeklinde geri bildirim vermek yerine "Bir müşterinin önünde sözümü kestiğinizde bu bir soruna neden oluyor." şeklinde bir geri bildirimi tercih edebilirsiniz.

6. Takdir Ederek Konuşmayı Devam Ettirin

Değerlendirme zordur ve bunu doğru bir şekilde yapmak çok fazla düşünce ve enerji gerektirir. Geri bildirim görüşmelerini birebir olarak ele almak yerine, doğrudan raporunuzu takip edin ve yol boyunca gelişme gördüğünüzde takdirinizi gösterin. Bu onlara başarılarını önemsediğinizi gösterecek ve harika işleri sürdürmeleri için onları motive edecektir.

7. Çatışmayı Yönetin

Çatışmayla başa çıkma yeteneği, işyerinde gerekli ancak genellikle gözden kaçan bir beceridir. Birbirleriyle çatışma yaşayan çalışanlarınıza, iş yerindeki çatışmalarla başa çıkma yeteneklerini takdir ettiğinizi bildirin. Bu tarz geri bildirimler çalışanlarınızın kriz anlarında daha duyarlı ve özverili olmasını sağlayacaktır.

8. Etkiyi Açıklayın

Etkisini açıklayarak iş arkadaşınızın bu davranış hakkında neden yorum yaptığınızı anlamasına yardımcı olun. Davranış, bir veya birkaç kişiyi, hatta tüm ekibi etkileyebilir. Görmek istediğiniz istenen davranış değişikliklerini elde etmek için geri bildiriminizi dikkatli bir şekilde ele almak önemlidir.

9. Genel Geri Bildirim Vermeyin

En önemlisi, her zaman özel olarak geri bildirim verdiğinizden emin olun. Genel geri bildirim, niyetiniz bu olmasa bile hızla olumsuz geri bildirime dönüşebilir.

Geri bildirimde bulunmak istediğiniz kişiyle düzenli olarak görüşmüyorsanız sohbet etmek için bir dakikaları olup olmadığını sorun. Geri bildirimde bulunduğunuz kişinin toplantıya mümkün olduğunca hazırlıklı gelmesi için tartışma konularınıza atıfta bulunun.

Çalışan geri bildirimi, büyüme ve gelişmenin gerekli bir parçasıdır. Bu ipuçları, yöneticilerin ve liderlerin bunu daha etkili bir şekilde sunmalarına yardımcı olacak ve bu da daha işbirlikçi, iletişimsel ve daha yüksek performanslı kültürlere yol açacaktır.